문서보안 관리규정 샘플

문서보안 관리규정

 

제 1 장   총    칙

 

제 1 조 【 목 적 】

이 규정은 주식회사 ㅇㅇㅇㅇ(이하 “회사”라 한다)의 문서 보안업무 수행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

 

제 2 조 【 적용범위 】

회사의 보안업무에 관하여는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

 

제 3 조 【 용어의 정의 】

이 규정에서 사용되는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. “비밀문서”라 함은 그 내용이 누설될 경우 유해한 결과를 초래할 우려가 있는 기밀문서를 말하며 대외비문서를 포함한다.

2. “중요문서”라 함은 비밀문서를 제외한 운영계획, 예산서, 연구보고서 등이 유출되었을 때 회사 고유업무의 내용을 노출시킬 수 있어 특별한 관리(사본번호 부여 등)가 요구되는 문서를 말한다.

 

제 2 장   보안관리체계

 

제 4 조 【 보안책임 】

대표이사는 회사의 문서 보안업무 전반에 관하여 총괄책임을 지며 임원 및 소속부서장은 부서의 문서보안업무에 관하여 책임을 진다.

 

제 5 조 【 보안심사위원회 】

1. 보안업무의 효율적인 운영과 주요 보안대책 수립 등을 위하여 보안심사위원회를 둔다.

2. 보안심사위원회의 구성 및 심의사항은 시행세칙으로 정한다.

 

제 6 조【 보안협의회 】

1. 보안업무의 능률향상과 효과적인 운영을 위하여 하부기관에 보안협의회를 둔다.

2. 보안협의회 구성 및 임무는 시행세칙으로 정한다.

 

제 7 조 【 보안책임자의 임명 】

1. 회사의 보안업무담당부서장을 보안책임자로 하고, 본사 및 하부기관의 각 부서장은 분임보안책임자에 임명된 것으로 본다. 다만, 하부기관의 보안업무담당부서장은 총괄분임보안책임자의 임무를 수행한다.

2. 분임보안책임자가 부재 시는 차하위자가 그 임무를 대행한다.

3. 보안책임자의 임무는 시행세칙으로 정한다.

 

제 8 조 【 보안업무 세부시행계획의 수립 시행 】

보안책임자는 정부의 보안업무 세부시행계획에 따라 자체 보안업무 세부시행계획을 수립하여 시행하여야 한다.

 

제 9 조 【 자체 보안진단 】

1. 각 부서는 매월 1회 특정일을 “보안진단의 날”로 정하고 보안진단을 실시하여야 한다. 다만, 해당일에 보안진단을 할 수 없을 경우에는 기관의 실정에 따라 조정할 수 있다.

 

제 10 조 【 일일보안점검 】

각 부서는 근무시간 중의 보안관리와 외부인의 출입관리 등을 위하여 일일보안점검을 실시하여야 한다. 

 

제 11 조 【 보안업무 심사분석 】

1. 보안책임자는 보안업무의 효율적인 관리를 위하여 다음 각 호의 사항을 포함하여 보안업무 심사분석을 실시하여야 한다.

1. 보안업무 세부시행계획에 대한 추진 실적

2. 보안감사 및 지도·점검, 자체보안교육에 관한 사항

3. 비밀소유현황, 비밀취급인가자현황 등 보안관계 현황

4. 그 밖에 보안책임자는 보안업무 심사분석 결과를 제출하여야 한다.

 

제 3 장   인원·문서보안

 

제 12 조 【 비밀취급인가 】

보안업무규정 시행규칙 제12조 제1항에 따른 비밀취급인가자의 직책은 지침으로 정한다.

다만, 부장급 이상 임직원은 신청이 없어도 해당직 보직과 동시에 II급 이하의 비밀취급을 인가할 수 있다.

 

제 13 조 【 비밀의 분류 】

1. 비밀문서로 시달된 문서라도 일부분만 발취하여 재시달하는 경우에는 그 내용에 따라 원본보다 하위 등급 또는 일반문서로 분류하여 작성할 수 있다.

2. 대외비에 관한 분류기준은 지침으로 정한다.

 

제 14 조 【 계약문서의 분류 】

회사 또는 물품구입에 관한 문서 중 경쟁입찰 건으로서 예정가격 조사가 포함된 문서는 최종 의사결정일로부터 대외비로 분류하고, 계약을 체결한 후에는 예고문에 따라 재분류하여야 한다. 다만, 예정가격을 공개하는 문서는 제외한다.

 

제 15 조 【 비밀문서의 재분류 】

1. 자체 생산한 비밀문서 원본에 대해서 재분류 일자가 도래하기 전에도 연 2회(6월과 12월을 포함한다.) 이상 재분류 검토를 하여야 한다.

2. 비밀문서의 예고문이 토요일 또는 휴일인 경우에는 그다음 첫 번째 근무일에 재분류하고 실제 분류일자를 기록하여야 한다.

3. 비밀기록물의 원본은 “공공기록물 관리에 관한 법률”에 따라 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유 발생 시 기록관으로 이관하여야 한다.

 1) 일반문서로 재분류한 경우

 2) 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우

 3) 생산 후 30년이 지난 경우

 

제 16 조 【 비밀 접수 및 발송 】

1. 문서관리부서에서의 비밀문서 접수 및 발송은 당일에 완료하여야 하며, 근무시간 개시와 동시에 문서관리부서에 인계하고 당직근무일지에 문서접수·발송담당자의 서명 날인을 받아야 한다.

2. 공휴일에 당직근무자가 접수한 비밀문서는 “비밀문서함”에 보관하여야 하며, 근무시간 개시와 동시에 문서부서에 인계하고 당직근무일지에 문서접수·발송담당자의 서명 날인을 받아야 한다.

 

제 17 조 【 비밀문서 이첩 】

대외기관 및 상급기관으로부터 접수한 비밀문서를 소속 기관 또는 부서에 이첩하고자 할 경우에는 수정기안으로 시행할 수 있다.

 

제 18 조 【 비밀보관책임자 】

1. 비밀문서의 정·부 보관책임자는 다음 각 호와 같다.

 1) 본사 및 각 하부기관의 정책임자는 비밀문서 소관부서의 선임 부장 또는 부장급 직원(부장 및 부장급 직원이 없는 경우에는 부서장)이 되고, 부책임자는 해당부서 소속의 직원 중 1명이 선임자가 된다.

2. 비밀보관 정책임자가 장기간 공석인 때에는 부책임자를 정책임자로 하고, 부책임자는 그 차하위자로 한다.

 

제 19 조 【 비밀의 보관 】

1. 비밀문서는 도난, 화재 또는 파괴로부터 보호될 수 있는 별도의 보관함(이중 보관용기)에 보관하여야 한다.

2. 대외비문서만을 보유하고 있는 부서는 일반서류 보관함에 대외비문서를 보관할 수 있다. 다만, 이때에도 대외비문서는 일반서류와 구분되어야 한다.

  

제 20 조 【 비밀관리기록부 】

1. 비밀관리기록부는 비밀 등급별로 구분·운용할 수 있다.

2. 비밀관리기록부의 처리담당자는 비밀취급인가를 받은 직원으로서 업무분장상 해당 비밀문서를 직접 처리하는 사람이 된다.

3. 비밀관리기록부의 처리담당자는 소관업무 비밀문서에 대한 관리책임을 진다.

 

제 21 조 【 관리번호 및 사본번호 】

1. 외국어로 된 비밀문서를 번역한 경우에는 원본과 번역한 문서에 각각 관리번호를 부여한다.

2 비축물자 물품관리 및 출납카드는 합철하여 하나의 관리번호를 부여하고 반드시 전면수와 면표시를 하여 관리하여야 한다.

3. 비밀문서 또는 중요문서를 원본 이외 1부 이상 발간 또는 복제·복사할 때에는 사본번호를 부여하여야 하고, 배부할 때에는 사본번호를 포함한 배부처를 작성하여 원본에 첨부하여야 한다.

 

제 23 조 【 열람전 기록관리 】

1. 보관 중인 비밀문서의 내용을 알아야 할 직위에 있는 사람은 비밀문서를 열람하기에 앞서 열람 기록 전에 정해진 사항을 기록하고 열람하여야 한다.

2. 업무처리상 수시로 비밀문서를 열람한 경우에는 처음 열람 시에만 열람사항을 기록한다.

 

제 24 조 【 비밀문서 작업 】

 

부 칙

 

제 1 조 【 시행일 】

이 규정은 0000년 00월 00일부터 시행한다.