연구비 관리규정(샘플)

제 1 장   총    칙

 

제 1 조 【목 적】

이 규정은 주식회사 ㅇㅇㅇㅇ(이하 “회사”라 한다)의 연구비 관리에 대한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

 

제 2 조 【적용범위】

1. 정부기관 및 전문기관에서 지원하는 연구 및 용역과제는 국가연구개발사업의 관리 등에 대한 규정 및 정부기관(전문기관) 별 규정·규칙 등에 따른다.

2. 사내 재원으로 지원되는 각종 연구과제(이하 “자체과제”라 한다)의 경우 연구비 집행에 대한 사업 주관부서의 기준이 있는 경우 주관부서의 기준에 따르고, 주관부서의 기준이 없는 경우에는 본 규정에 따라 연구비를 집행한다.

 

제 3 조 【 연구비 관리 】

1. 연구비 재원에 따른 자금관리

 ① 연구비 자금관리에 관하여 지원기관에서 정한 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 아래와 같이

 구분하여 관리한다.

-      정부(전문기관 별) 지원 연구비

-      정부지원 용역비

-      기타 경비(국고 보조금 사업비 등)

-      민간지원 연구비

-      국외지원 용역비

 ② 연구비 통장관리

-      연구비 통장은 기업부설연구소에서 전담관리를 한다. 또한, 관리 책임자는 기업부설연구소장으로 하며, 연구비 통장 별로 담당자를 지정하여 관리한다.

 

제 4 조 【 연구과제 관리기관의 지정·운영 】

1. 연구과제 관리기관의 지정

연구과제 관리기관(이하 “관리기관”이라 한다)은 회사의 기업부설연구소가 된다. 다만, 기관

고유업무와 관련된 용역 연구과제의 경우에는 관리기관의 지정 여부와 관계없이 연구과제를 관리할

수 있다.

2. 관리기관의 업무 범위

 ① 연구과제 관리 지원

-      과제 신청, 계획의 변경, 중간보고, 결과보고, 정산 등 업무지원

 ② 연구비의 청구 및 지출요구

-      연구비 계약관리는 기업부설연구소장이 담당한다.

-      기업부설연구소장은 회사의 사정에 따라 분임 계약원을 둘 수 있다.

 

제 5 조 【 연구비 지출기관 지정·운영 】

1. 연구비 지출기관의 지정

 ① 연구비 지출기관(이하 “지출기관”이라 한다)은 회사의 기업부설연구소가 된다. 다만, 사내과제의

 연구비 지출기관은 관리부서로 할 수 있다.

2. 지출기관의 업무범위

 ① 연구과제 관리 총괄

-      과제 등록 및 각종 연구과제 관리 업무 총괄

 ② 연구비 관리 및 지출

- 연구비 지출관은 기업부설연구소장이 된다. 다만, 사내과제의 연구비 지출관은 기업부설연구소장

이 지정하는 자가 될 수 있다.

③ 기업부설연구소 회계 관리

 

제 6 조 【 연구과제 관리와 연구비 집행 】

1. 연구협약

 ① 연구비 지원기관과의 연구과제 신청 및 계약(협약)은 기업부설연구소장 또는 대표이사로 한다.

 ② 연구과제 신청서는 기업부설연구소장이 대표이사에게 제출한다.

2. 연구과제 등록

 ① 기업부설연구소는 연구협약이 확정 체결되면 주요 협약내용(연구원, 실행예산, 과제기간, 목표 등)

 에 대표이사에게 서면 보고하여야 한다.

 ② 과제별 고유 계정번호는 회계부서와 협의하여 설정한다.

 ③ 소속 연구원이 수행하는 국가연구개발사업의 합산 참여율이 100%를 넘지 않도록 기업부설연구소

 및 회계부서에서 관리한다. 참여율이 100%를 초과할 경우, 신규 국가연구개발사업의 신청 및 참여를

 제한한다.

3. 연구비 카드 사용 및 관리

 ① 원활한 연구수행과 투명한 연구비 집행을 위하여 연구비 카드(법인카드 포함)를 발급받아 집행함

 을 원칙으로 하되, 인건비와 연구비 카드 사용이 어려운 경우 계좌이체 등을 통해 처리할 수 있다.

 ② 연구과제의 규모 및 성격에 따라 연구비 카드매수 및 유형을 정하여 연구비 카드발급 신청서를

 회계부서 연구비 카드 담당자의 확인 후 전담 카드사에 신청하여야 한다.

 ③ 기업부설연구소장은 발급받은 연구비 카드를 관리하기 위한 연구비 카드 관리대장을 비치하여야

 하며, 연구비 카드관리에 따른 권한과 책임은 연구책임자가 진다.

 ④ 연구책임자는 연구비 카드로 사용한 연구비에 대하여 연구비 지원기관에서 정한 기준에 따라 관련  

 증빙서류를 첨부하여 관리기관에 연구비 지급 청구를 하여야 한다.

 ⑤ 연구비 카드 사용 후 2주 내에 청구하는 것을 원칙으로 한다.

4. 연구비 입금

 ① 외부기관에서 지원되는 연구비는 기업부설연구소에서 지원기관별로 지정한 계좌로 입금되어야

 한다.

 ② 입금된 연구비는 회계부서에서 해당과제에 입금 등록한다.

5. 연구비 청구 및 지급

 ① 청구방법 및 제출서류

-      연구비는 회계부서와 합의하여 청구하여야 하며, 연구비 청구 시 비목별 제출서류를

기업부설연구소장이 별도로 정한다.

-      사내 과제의 경우 다음에서 정한 집행기준에도 불구하고 회계부서 내에 연구비 지출원을 두어 연구비를 집행할 수 있다.

-      모든 연구비는 연구기간 내에 회계부서와 합의하여 지원기관별 청구 및 집행이 이루어져야 한다.

② 인건비

-      기업부설연구소는 연구책임자로부터 인건비 지급 대상자의 인적사항(주민등록번호, 주소, 직급 및 학위), 은행계좌번호, 월 지급액, 지급시기, 지급기간 등을 제출 받아 회계부서에 이관하고, 등록된 데이터를 이용하여 회사부서에 인건비 지급을 요청한다.(비참여연구원에 대하여는

인건비를 지급하지 아니한다.)

-      기업부설연구소는 지급요청 및 연구비 지원지관의 지침에 따라 인건비를 지급한다.

 ③ 물품비

-      기자재 및 재료구입은 연구종료 2개월 전까지 모든 구매 절차가 완료되어야 한다.

-      구입가가 2,000만원 이상인 경우 : 공개경쟁 입찰을 이용하여 구매하고 대금은 물품공급자의

은행계좌에 입금한다.

-      구입가가 2,000만원 미만인 경우 : 사내 구매관리규정에 따른다. 다만, 연구수행 상 긴급하게 구매가 이루어져야 하는 경우에는 연구비 카드 또는 법인카드를 이용하여 연구자가 연구물품을 직접 구매할 수 있다. 연구자가 직접 구매한 연구물품 중 구입단가가 100만원 이상이고

기업부설연구소의 자산으로 관리되어야 할 물품에 대해서는 대금 청구 시 반드시 회계부서에

물품의 상세정보(모델명, 사명, 품번 등)를 고정자산으로 등록하여야 한다.

-      연구비 카드 또는 법인카드를 이용할 수 없는 경우 : 해외 현지 구매, 카드로 결제할 수 없는

영세업자로부터의 구매 등 부득이한 경우에는 현금으로 대금을 결제하고 해당 사유를 명기한

사유서와 영수증을 첨부하여 해당 금액을 청구할 수 있다.

④ 기타경비

 - 여비 등 기타 경비의 지급 방법은 사내 출장 등 여비규정 지급기준에 따라 실행 예산서에

책정된 예산의 범위 내에서 지급하되, 사내 여비규정에 정한 기준이 없을 경우 대표이사의

승인을 득한 후 지급한다.

6. 연구비 지출증빙서 검토

 ① 기업부설연구소는 연구책임자로부터 연구비의 지급청구를 받은 때에는 입금된 연구비의 현재액, 

 지출항목별 청구액, 실행예산과 지출증빙서 등을 검토하여야 하며, 검토결과 하자가 있을 때에는 이에  

 대한 시정조치를 하여야 한다.

 ② 기업부설연구소는 청구된 연구비의 적정성(예산과목, 지출내용 등)을 확인한 후 회계부서를 통해  

 지출 청구하고, 관련 자료 원본은 과제별로 별도 보관하여야 한다.

 ③ 기업부설연구소는 지출 청구된 자료를 확인한 후 회계부서 검토를 통해 직접 이체하여야 한다.

7. 연구계획의 변경(참여연구원 변경 포함)

 ① 지원기관의 지침에 따르되 사내 자체 승인사항 중 기업부설연구소의 재량으로 변경 가능한

 연구계획의 변경은 기업부설연구소에서 변경하고, 대표이사나 지원기관의 승인이 필요한 사항은

 승인을 득한 후 변경한다.

 ② 기업부설연구소는 승인 사항은 승인일로부터 연구책임자 통보일까지 4일 이내, 지원기관

 승인사항은 승인일로부터 연구책임자 통보일까지 6일 이내에 조치하여야 한다.

8. 연구보고서 제출

① 연구책임자는 중간보고서, 결과보고서 및 각종 보고서를 협약서 상의 제출 기한까지

기업부설연구소를 경유하여 대표이사에게 제출하여야 한다.

② 연구책임자가 중간보고서, 결과보고서 및 각종 보고서를 지원기관에 직접 제출하였을 경우에는

그 사실을 즉시 기업부설연구소에 통보하여야 한다.

8. 연구비의 정산

 ① 연구책임자는 연구가 종료되면 기업부설연구소에 연구 종료 사실을 통보하여야 한다.

 ② 연구 종료를 통보받은 기업부설연구소는 연구비를 정산하여 회계부서를 통해 연구비 지원기관에

 제출한다.

 ③ 연구 종료 후 사용되지 않은 연구비 잔액은 지원기관의 지침에 따라 처리하되, 연구비 지원기관의

 지침이 없는 경우에는 회계부서와 협의하여 사용한다.

 ④ 연구비에서 발생한 이자는 연구경비 회계에 편입함을 원칙으로 하되, 연구비에서 발생한 이자를

 반납하여야 하는 경우에는 반납한다. 다만 지원기관에서 정한 반납기준이 있는 경우에는 예외로 한다.

 ⑤ 위탁과제의 정산은 위탁과제 연구개발비의 지급완료와 연구기간이 종료되면 위탁기관으로부터

 영수증을 포함한 정산서류 일체의 사본을 받아 과제 담당자의 검토 및 확인을 받도록 한다.

 정산 검토 결과 부적정 집행으로 확인되는 금액에 대해서는 위탁기관에 반려·통보하여 소명자료를

 요청하고 재접수 후 연구종료일 3개월 이내에 기업부설연구소장에게 제출·보고한다.

 

제 7 조 【 연구정보제공 및 모니터링 】

1. 연구자에게 연구과제 공모, 관련규정 제·개정 등의 연구정보를 공문 또는 공지사항 및 메일, 게시판 등을 통하여 안내한다.

2. 연구수행을 효과적으로 지원할 수 있는 내부통제, 연구관리 인프라, 연구비 집행절차 등의 자체

연구관리 능력을 향상시킬 뿐만 아니라 연구자의 애로사항을 모니터링하여 애로사항 해소를 위해 적극 노력하여야 한다.

3. 애로사항은 접수 후 5일 이내에 처리하여야 한다.

 

제 8 조 【 연구비 감사 】

1. 감사의 종류

 ① 정기회계감사는 매년 1회 기업부설연구소에서 작성한 자체 회계감사 서면자료를 기초로 실시하는 

 회계감사를 말한다.

 ② 수시감사는 사내 직원 및 당해 연구 관련자 또는 연구비 운영·집행에 이해관계가 있는 자가 감사

 신청서를 제출한 경우 실시하는 감사를 말한다.

 ③ 일상 자체감사는 회계부서에 의하여 연구비 집행의 예방적·일상적 내부감사를 말한다.

 ④ 위탁과제 감사는 연구비의 일부를 외부기관에게 위탁 수행한 연구비 집행에 대한 감사를 말한다.

2. 감사의 실시

 ① 일상자체감사의 연구비 감사는 연구책임자가 집행한 각종 카드결제 내역 및 계좌이체 요구서 등을

 과제종료 1개월 이내에 체크하여 부적정 집행액은 즉시 회수 처리한다.

 ② 모든 위탁과제는 반드시 회계감사를 실시하여야 하며, 위탁연구기관은 사용실적 보고서를 30일

 이전에 해당위탁과제의 사용실적 보고서, 집행 증빙 사본 및 위탁기관의 연구비 관리 내규를

 기업부설연구소에 제출하여야 한다. 위탁과제 감사 후 부적정 집행사례에 대하여 조치하고 이에 대한  

 시정사항을 확인한다. 단 위탁기관이 인증기관이거나 해외기관인 경우는 증빙사본 및 연구비

 관리내규를 생략할 수 있다.

 ③ 정기회계감사, 수시감사, 감사 실시 및 사무팀 운영 등 기타 감사와 관련된 사항은 사내 운영규정

 및 운영지침에 따른다.

3. 감사결과의 조치(재발방지)

 ① 감사 결과 부적정 정밀점검 항목을 발췌하고 원인을 분석하여 연구제도 개선 사례로 반영하고

 회계검증 보고서에 자체 점검결과를 포함하여 연구책임자에게 통보하고, 재발방지를 위한 대책을

 수립하도록 한다.

 ② 감사 결과에 따라 연구비 집행의 중대한 위반사례에 대한 사항은 적절한 조치를 취하고 그 결과를

 대표이사에게 보고한다.

 

제 9 조 【 연구비 관리기록의 유지 및 비치보관 】

1. 연구비의 청구와 지급에 관련된 자료는 회계부서 회계프로그램에 입력하여 관리하고, 영수증 등

연구비 집행 관련 증빙서류 원본은 회계부서의 책임하에 보관한다.

2. 연구비 관련 증빙서류는 연구과제 종료일로부터 5년간 보존하여야 한다.

3. 연구비 관련 증빙서류는 지원기관에 따라 과제별, 사업기간 별로 분할하여 편철하고, 지원기관에서 별도로 보관 및 취급기간을 명시한 경우에는 그에 따른다.

 

제 10 조 【 연구비 관리자의 재정보증 및 변상책임 】

1. 재정보증

 ① 연구비의 입금과 지급을 전담하는 직원(연구비 관리요원)에 대해서는 적정 수준의 재정보증보험에 

 가입하거나 재정보증각서를 제출 받아야 하며, 보험가입에 따른 보험료는 기업부설연구소의 간접비

 회계 예산에 반영하여 부담한다.

2. 변상책임

 ① 변상책임 연구책임자와 기업부설연구소장 및 직원은 선량한 관리자로서의 주의 의무를 다하지

 못하여 연구수행에 손해를 끼쳤을 때에는 그 정도에 따라 각각 변상의 책임을 진다.

 ② 연구비 관리자간의 책임의 한계는 연구비 관리에 관여한 정도에 따라 판단한다.

3. 환수금의 책임한계

 ① 연구책임자는 연구비 정산 후 연구비 지원기관으로부터 부적정한 연구비 집행으로 연구비

 환수요청이 있을 때는 이에 대한 책임을 진다. 다만, 연구비 환수 사유가 연구책임자와 무관한

 경우에는 예외로 한다.

 

제 11 조 【 연구물품의 관리 】

연구비로 구입한 연구용 기자재는 구입과 동시에 사내 회계처리 규칙에 따라 사내 자산으로 관리된다. 다만, 연구비 지원기관으로부터 반환 요청이 있을 경우에는 예외로 한다.

 

제 12 조 【 기타 】

실행 예산서 제출, 실행예산 변경신청, 연구보고서 제출 및 연구비의 정산 등 연구비 지원 기관에

특별한 관리지침이 없는 경우에는 사내에서 정한 기준에 따라 회계부서의 승인을 득한 후에 처리한다.

 

 

부 칙

 

제 1조 【 시행일 】

이 규정은 0000년 00월 00일부터 시행한다.

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